Abgrenzung Sage xRM (Modul der Sage 100) zu Sage CRM

Donnerstag, 13. September 2018, 10:27 Uhr
von Michael Noack, Geschäftsführer bei Sellmore

Im Frühjahr 2018 hat sich Sage entschieden, das Paket Bauknecht Softfolio CRM zu kaufen und in seine Produktlinie Sage 100 zu integrieren. Der Interessent hat nun die Auswahl, ob er zu seinem Sage 100 Paket das Modul xRM oder aber Sage CRM erwirbt.
Wir werden immer wieder nach den Vor- und Nachteilen der beiden Produkte gefragt und versuchen uns im Folgenden an einer Abgrenzung, die unsere individuelle CRM-Sicht auf die Produkte enthält*. 

Inhalt:

1. Geschichte der Produkte
2. Grundsätzliche Architektur
3. Oberfläche
4. Anpassbarkeit
5. Auswertungen und Berichte
6. Schnittstellen zu anderen Systemen
7. Marketing
8. Umgang mit Belegen
9. Unser Fazit

1. Geschichte der Produkte

Sage CRM ist ein weltweit verkauftes und eigenständiges CRM Produkt. In Deutschland wird es seit 2005 angeboten. Seit der Einführung der SIS Schnittstellen Plattform gibt es eine robuste und flexible Schnittstelle zu Sage 100 (vormals Office Line).

Sage 100 xRM wurde von der Firma Bauknecht Softfolio, einem Sage Händler, schrittweise seit etwa 2003 entwickelt. Sicher haben die Bedürfnisse der Office Line Kunden im Vordergrund gestanden und daher sind Individuallösungen in das Produkt mit eingeflossen. Sage hat das Paket 2018 gekauft und in sein Portfolio übernommen.

2. Grundsätzliche Architektur

Sage CRM ist eine eigenständige Anwendung und von Anfang an als Webanwendung und CRM System entwickelt worden. Man kann es entweder lokal im eigenen Haus oder bei einem Cloud-Anbieter installieren. Es ist auch ohne Sage 100 lauffähig. Für mobile Nutzer gibt es entweder die normale Browser Oberfläche (Laptop, iPad), eine optimierte Mobile-Oberfläche, eine App (iPhone; nach unserer Einschätzung aktuell nicht sinnvoll nutzbar) oder Drittanbieter Lösungen wie SmartWe oder Accelerator. Ausgereifte Schnittstellen für viele ERP Systeme (auch Sage 100) sind verfügbar. Server-Basis ist der Windows Server und ein MS SQL Server. Sage CRM behandelt Personen als eigenständiges Objekt, die mit Firmen verbunden sein können – jede Kommunikation wird (wie im wahren Leben) einer Person zugeordnet.

Sage 100 xRM ist eine Erweiterung von Sage 100 und funktioniert nicht ohne dieses Produkt. Am Anfang standen kaufmännische Erweiterungen wie Projektmodul, Geräteverwaltung, Mietabrechnung, Periodische Abrechnung, Aufgabenverwaltung usw. – eben Dinge, die Sage 100 von Haus aus nicht hat. CRM Funktionen wurden erst spät und in eher geringem Umfang eingebaut. Der klassischen Windows-basierten Client Server Anwendung wurden weitere Tabellen, Bildschirm-Fenster und Logiken hinzugefügt. Schnittstellen zu Sage 100 braucht es deshalb nicht. Immer ist ein Windows Client notwendig. Es gibt auch noch eine (später hinzugekommene) funktionsärmere Weboberfläche und einen noch funktionsärmeren Mobile Client (eine Webanwendung für kleinere Bildschirme; keine native App) als Zusatzmodul. Eine Person ist hier nur eine Ausprägung einer Adresse an einer Firma.

3. Oberfläche

Sage CRM läuft im Browser und ist mit der Weboberfläche einigermaßen intuitiv bedienbar, auch wenn man nicht jeden Tag damit arbeitet.

 

Beispiel: Interaktives Dashboard in Sage CRM

 

Sage 100 xRM macht neue (kleine) Fenster innerhalb von Sage 100 auf und ist überhaupt nicht intuitiv. Der Beratungs- und Lernaufwand zur Oberfläche ist hoch. Auch die (funktionsreduzierte) Weboberfläche arbeitet mit kleinen Fenstern.

Beispiel Dashboard (hier: Kunde) in Sage 100 xRM (Quelle: Handbuch)

4. Anpassbarkeit

Sage CRM ist vom kundigen Dienstleister weitestgehend anpassbar: Bildschirme, Abläufe (Workflows), Felder – alles kann geändert, erweitert oder neu hinzugenommen werden. Workflows können die gleichen Dinge tun wie User. Mit modernen Schnittstellen wie REST API kann man viele Dinge andocken (Bsp.: Zeiterfassung als Windows APP). Sage CRM ist durchaus ein „Prozessbaukasten“.

Sage 100 xRM ist „as is“. Man kann Feld-Vorbelegungen wie „Status“ ändern oder erweitern, die Bildschirme mit ihren Feldern sind für den Dienstleister nicht anpassbar (neue Felder erscheinen aber in eigenen Reitern). Ein Workflow ist hier einfach eine Delegation eines Kontaktes (=Korrespondenz) oder eines Vorganges an einem Kollegen. Eine Eskalation versendet automatisch eine Email.

5. Auswertungen und Berichte

In Sage CRM kann der Nutzer umfangreiche Berichte gestalten und erzeugen.

In Sage 100 xRM muss der Dienstleister alle Auswertungen im sog. CRM Control vorbereiten.

6. Schnittstellen zu anderen Systemen

Sage CRM tauscht Daten (Termine, Aufgaben, Kontakte) mit einem Exchange Server. Wer keinen Exchange hat, kann dies auch mit Outlook machen. Emails werden per Outlook Plugin am Kunden abgelegt. Mit einer CTI fähigen Telefonanlage kann man aus dem Sage CRM herauswählen oder eingehende Anrufe mit Kundendaten anzeigen lassen. Emails können aus dem CRM gesendet werden (auch personalisierte Serien-Emails); das System kann den Empfang von Emails überwachen und automatisch ablegen (oder Prozesse anstoßen). Über den SIS kann man mit fast jeder Business Software kommunizieren. Es gibt fertige Schnittstellen zu DMS Systemen (z.B. Docuware, Easy, d3, Sage DMS) und ebensolche zu Mailing Anbietern (s. Pkt. 7).

Sage 100 xRM kommuniziert über den (lokalen) Outlook-Client, man ist damit also immer an „seine“ Umgebung gebunden. Das System unterscheidet z.B. „Exchange Termin“ und „CRM Termin“; es erfolgt keine Synchronisierung. Da es ja ein Sage 100 Modul ist, kann es über alle an Sage 100 angeschlossene Systeme kommunizieren. So gibt es auch CTI.

7. Marketing

Sage CRM hat eine ausgeprägte Gruppen-Funktionalität (mit dem Sellmore MarketingCenter noch weitergehend) und kann Firmen- und Personengruppen sammeln, wobei eine Firma oder Person zu beliebig vielen Gruppen gehören kann. Es gibt Serien Emails direkt aus dem System und Anbindungen zu verschiedenen Mailing Dienstleistern, bei denen auch die Rückmeldungen verarbeitet werden. Das sind u.a. Mailchimp, Mailingwork, inxmail und CleverReach.

Sage 100 xRM kann Zielgruppen filtern und dann in Excel exportieren (oder Word-Serienbriefe erstellen). Das geht aber nur im Desktop-Client, im Web-Client fehlt die Funktionalität.

8. Umgang mit Belegen

Sage CRM kann über den SIS Belege (den Inhalt als Tabelle oder PDF) anzeigen. Sage CRM kann bei Bedarf auch Belege in der Sage 100 erzeugen (z.B. Rechnungen).

In Sage 100 xRM kann man direkt Belege anzeigen, erstellen und bearbeiten, denn man ist ja in der Sage 100.

9. Unser Fazit

Die doch sehr unterschiedliche Architektur lässt schon ahnen, wer mit dem jeweiligen Produkt glücklich wird: Ein Vertriebsinnendienst am klassischen Desktop-PC, der mit der Sage 100 WaWi arbeitet, wird die direkte Verknüpfung aller Daten und Belege im Sage 100 xRM schätzen. Dies gilt auch für Geschäfte, wo viele Kunden feste Artikel kaufen (z.B. B2C) oder der Vertrieb stark belegorientiert arbeitet.
Eine Außendienstmannschaft mit mobilen Endgeräten und vielleicht beratungsintensiven Produkten oder Dienstleistungen (z.B. B2B) wird schon allein mit der wenig intuitiven Oberfläche von xRM nicht arbeiten wollen und ist klar bei Sage CRM besser aufgehoben. Wenn es Verkaufschancen (Leads, Opportunities) gibt, dann ist Sage CRM das Werkzeug der Wahl – Sage CRM kann Emails versenden wie z.B. „Ihnen wurde eine neue Verkaufschance zugewiesen“. Und wenn man die Bearbeitung von „Kunden“ und „Nicht-Kunden“ grundsätzlich trennen will (und es z.B. viel mehr Interessenten als Kunden gibt), dann ist ebenfalls Sage CRM das richtige Produkt, denn mit xRM hat man immer alle Interessenten (Firmen und Ansprechpartner) in der WaWi Datenbank. Das kann schnell zu viel werden.

Wenn man seine eigenen, individuellen Vertriebsprozesse oder anderen Arbeitsabläufe, mit denen man sich vielleicht auch vom Wettbewerb abheben möchte, im CRM abbilden will, dann geht nur Sage CRM. Bei xRM muss man sich auf die vorhandenen (und sicher vielfältigen) Funktionen stützen – Abweichungen sind nicht möglich.

Es gibt auch Fälle, bei denen beide Systeme in Kombination eingesetzt werden: der Innendienst nutzt xRM, der Außendienst Sage CRM.

*Die Angaben beziehen sich auf die Versionen Sage CRM 2018 R2 und xRM 8.03. Quellen sind unsere 10-jährige Erfahrungen mit Sage CRM, die Handbücher zu xRM und Gespräche mit einem langjährigen Entwickler von xRM.

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sellmore ist Partner für die Einführung und Verbesserung von CRM-Lösungen im gesamten deutschsprachigen Raum. Unser Kernteam sitzt in Dresden und wir haben mehrere Niederlassungen in Deutschland. Anfang 2016 hat sellmore 21 Mitarbeiter in den Funktionen Geschäftsführer, Berater, Softwareentwickler, Support und Backoffice. sellmore ist Platin-Partner von Sage (weltweit Nummer 3 in Business Software) und arbeitet in der Regel mit dem Produkt Sage CRM. Wir sind einer der wenigen Sage Partner, die sich ausschliesslich auf CRM konzentrieren und werden deshalb bei wichtigen Projekten gern hinzugezogen.